Recrutement – office manager

Contexte

Participez au grand projet de sensibilisation de l’association La Fresque du Climat en rejoignant notre équipe de permanents !

La Fresque du Climat est une association loi 1901 créée en décembre 2018. Elle vise à rassembler les animateurs du jeu La Fresque du Climat, un atelier ludique, participatif et créatif visant à comprendre les enjeux du changement climatique. 

Avec plus de 2000 animateurs formés et 50 000 personnes ayant participé à une fresque, l’association est en très bonne voie pour atteindre son l’objectif ambitieux de sensibiliser 1 million de personnes avec cet outil.

Pour y parvenir, l’association souhaite renforcer son équipe permanente avec un poste d’office manager qui supervisera l’ensemble des aspects administratifs de l’association. En collaboration directe avec le directeur, et en relation avec l’ensemble du réseau de l’association, vous aurez un poste central pour assurer le bon fonctionnement de l’association.

Contenu du Poste

Ce poste d’office manager offre une grande diversité de missions.

Secrétariat : Suivi et mise en forme de dossiers administratifs, gestion du standard, gestion de la boite mail, saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, PV, rapports, …) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas

Services généraux / Logistique : Gestion des contrats, commandes fournitures, suivi des stocks, organisation logistique des déplacements.  

Comptabilité / Contrôle de gestion :  Suivi de trésorerie poste par poste, suivi facturation et dettes fournisseurs, rapprochement bancaire, préparation des virements, relation avec le comptable, gestion notes de frais, relance facturation clients, préparation bilan annuel.

Juridique :Préparation AG annuelle

Suivi RH : Préparation des informations pour les feuilles de salaire, suivi congés,                contrats d’embauche et conventions stagiaires, registre salariés, médecine du travail, gestion documents uniques, affichage obligatoire, création des fiches de poste, suivi des entretiens individuels annuels.

Vie de l’équipe et de l’association: organisation d’évènements et de séminaires.

Profil recherché

Expérience

Etant donné la grande variété des missions, une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire est requise

Compétences

Savoir :

  • Maîtrise de l’expression écrite et orale, français et anglais
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  • Maîtrise des techniques de recherches documentaires
  • Connaissances en comptabilité et ressources humaines

Savoir-faire et Savoir-être :

  • Etre à l’écoute
  • Être polyvalent.e, flexible
  • Travailler en équipe
  • S’organiser et gérer les priorités
  • Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
  • S’adapter à différents interlocuteurs
  • Respecter la confidentialité
  • Gérer et suivre une procédure, être méthodique
  • Être animatrice de la vie du bureau

 Formations et Diplômes requis :

Selon le niveau, BTS assistant.e de Gestion / Licence ou Master en Management

Aptitudes

De nature énergique et dynamique, vous savez prendre des initiatives, avec un bon niveau d’autonomie et un réel sens des responsabilités. Vous aimez travailler en équipe et communiquez avec aisance grâce à vos capacités d’expression à l’écrit et à l’oral, à vos qualités relationnelles, d’écoute et d’échange, notamment au téléphone.

Vous vous sentez bien dans le rôle de support central dans un contexte d’organisation agile. Dans le même temps, une majorité de tâches requièrent de l’application, de la rigueur et de l’organisation.

Pour finir

Et bien sûr, vous partagez les convictions, valeurs et missions de La Fresque du Climat !

Conditions d’embauche

Type de contrat : CDI

Rémunération : 28-32k€ brut annuel selon expérience

Lieu de travail : Paris 15ème. Télétravail régulier à prévoir au moins au début du contrat

Début de contrat : Dès que possible

Date limite de Candidature : 10 juin 2020

Contact

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à recrutement@fresqueduclimat.org